Mặt băng ghi được bằng bút nên nó vừa là băng dán vừa là nhãn
Khác với các loại băng mặt bóng, bề mặt loại băng bản hẹp này ăn mực bút bi và bút lông dầu, nghĩa là người dùng viết thẳng lên đó rồi dán vào vật cần đánh dấu. Một thao tác duy nhất thay cho ba thao tác là cắt nhãn, viết nhãn và dán nhãn, và không cần máy in nhãn nào cả.
Điều này biến nó thành công cụ của những hệ đánh dấu thay đổi liên tục: dán mép kệ ghi tên nhóm hàng đang để tạm, dán lên nắp thùng ghi nội dung bên trong, dán lên chai lọ đã sang chiết ghi tên thứ đang chứa. Hôm sau nội dung đổi thì bóc ra dán dải mới, chỉ tốn chưa tới nửa phút.
Bản hẹp còn là một lợi thế ít người để ý: dải chỉ vừa bằng chiều cao một dòng chữ viết tay nên dán lên đâu cũng gọn, không che mất phần thông tin in sẵn trên vỏ hộp và cũng không phải cắt bớt cho vừa chỗ trống.
Nhãn tạm bắt buộc phải có ngày, nhãn không ngày là nhãn chết
Đúng việc của nó là đánh dấu những thứ đang trong trạng thái tạm: hàng chờ kiểm, mẫu chờ duyệt, thùng chờ trả về, khu vực đang sắp xếp lại. Đây đều là các trạng thái sẽ kết thúc, và giá trị của dải nhãn nằm ở chỗ nó dễ bóc đi chứ không phải ở chỗ nó bám chắc.
Cái bẫy nằm ở chính chữ tạm. Một dải nhãn ghi mấy chữ đang chờ kiểm mà không ghi ngày thì sau vài tháng không ai biết nó đã chờ bao lâu, và không ai dám bóc đi. Kho nào cũng có vài kiện như vậy, chiếm chỗ nhiều năm chỉ vì thiếu một con số ngày tháng trên nhãn.
Vì thế quy tắc nên đặt thành bắt buộc: mọi dải nhãn viết tay đều ghi ngày dán và tên viết tắt của người dán. Tới kỳ dọn kho, chỉ cần đi dọc lối và bóc những nhãn quá hạn là giải quyết xong phần lớn hàng tồn đọng không rõ nguồn gốc.
Cuộn ngắn và bản hẹp nên tính theo số điểm dán
Khi lập đơn hàng, đơn vị tính hợp lý là số điểm dán trong một kỳ chứ không phải số cuộn. Ước mỗi dải nhãn dài chừng một gang tay rồi chia chiều dài cuộn ra là biết một cuộn phục vụ được bao nhiêu lượt, con số đó mới nói lên cuộn hàng đắt hay rẻ.
Cách so sánh giữa các nơi bán cũng phải quy về cùng một mốc, vì loại băng bản hẹp thường được chào theo cây gồm nhiều cuộn với chiều dài mỗi cuộn khác nhau. Không hỏi rõ chiều dài mỗi cuộn thì bảng so giá chỉ đang so vỏ hộp chứ chưa so tới phần thật sự dùng được.
Nên đặt cùng lúc với các văn phòng phẩm dùng để ghi nhãn dán tạm trong kho, đặc biệt là bút viết được trên nhiều bề mặt, vì một dải nhãn không có bút đi kèm thì cũng chỉ nằm nguyên trong ngăn kéo cho tới lúc khô keo.
Mép cuộn ngả vàng và lớp keo lì báo lúc phải bỏ
Cuộn cất nằm trong hộp kín hoặc xâu qua trục, không dựng đứng trên mặt cắt và không để cạnh chỗ nắng hắt. Cuộn đang dùng dở nên gấp mép đầu băng lại một chút để lần sau tìm được mối, vì loại băng này mỏng và bám vào chính nó rất khó tách khi đã dính phẳng.
Năm dấu hiệu nhìn thấy được báo nên bỏ cuộn: mép cuộn ngả vàng sậm hơn hẳn phần lõi bên trong; băng kéo ra bị đứt vụn thành từng đoạn ngắn; dán lên rồi mà mép tự bong sau vài giờ; mực viết lên mặt băng loang ra không đọc được; các vòng dính chặt tới mức bóc lên là rách dọc.
Một kho mà mọi dải nhãn đều mang ngày tháng là kho có thể dọn dứt điểm trong một buổi, nên loại băng này thuộc loại băng keo ghi được chữ lên chính mặt băng đáng có sẵn ở mỗi khu vực chứ không chỉ ở bàn hành chính.
